crm-now Journal

Mit der neuen Briefbogenfunktion (ab berliCRM v1.13) können Unternehmen ihre Geschäftsdokumente direkt auf einem im CRM hinterlegten PDF-Briefpapier ausgeben. Dabei lassen sich unterschiedliche Vorlagen für die erste Seite und für alle Folgeseiten verwenden.

Logos, Adressfelder, Bankverbindungen und andere Gestaltungselemente müssen dadurch nicht ausschließlich in den PDF-Vorlagen des CRM gepflegt werden. Stattdessen kann ein bereits vorhandener, professionell gestalteter Briefbogen als PDF hinterlegt werden.

Zwei Vorlagen für ein einheitliches Erscheinungsbild

Die Konfiguration unterscheidet zwischen zwei Seitentypen:

• Briefbogen für die erste Seite: Wird ausschließlich auf Seite 1 eines Dokuments verwendet.
• Briefbogen für Folgeseiten: Wird auf Seite 2 und allen weiteren Seiten eingesetzt.

Die erste Seite kann beispielsweise einen vollständigen Briefkopf mit Anschrift, Logo und Fußbereich enthalten. Für Folgeseiten kann eine reduzierte Gestaltung verwendet werden.

Der Briefbogen wird dabei nicht als zusätzliche Seite angehängt. Er dient als Hintergrund, über den das CRM den eigentlichen Inhalt des Angebots, Auftrags oder der Rechnung legt.

Unterstützte Dokumentarten

Der globale Briefbogen wird derzeit bei folgenden Belegarten verwendet:

• Angebote
• Verkaufsaufträge
• Bestellungen
• Rechnungen

Er wird in den üblichen Ausgabewegen berücksichtigt, unter anderem bei:

• direktem PDF-Download
• Ablage im Dokumenten-Modul
• Versand als E-Mail-Anhang
• Ausgabe im Kundenportal
• Massenausgaben
• Lieferbelegen
• sichtbaren ZUGFeRD-Rechnungen

Reine XRechnung-Dateien bestehen weiterhin ausschließlich aus XML und erhalten daher keinen grafischen Briefbogen.

Andere CRM-PDFs, beispielsweise Datenblätter aus dem Organisationen-Modul, sind von dieser globalen Einstellung derzeit nicht betroffen.

Anforderungen an PDF-Briefbögen

Die Qualität und technische Beschaffenheit der Briefbogen-PDF ist wichtig. Nicht jede PDF-Datei eignet sich gleichermaßen als Hintergrundvorlage.

Die als Briefbogen verwendete Datei muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

• PDF-Datei mit genau einer Seite
• intern im CRM gespeichertes, aktives und nicht gelöschtes Dokument
• lesbare und nicht verschlüsselte PDF-Datei
• passendes Seitenformat und passende Ausrichtung, üblicherweise DIN A4
• statischer PDF-Inhalt, der als Hintergrund importiert werden kann
• keine XFA-Formulare oder dynamischen PDF-Inhalte
• keine ausschließlich extern verlinkten Grafiken oder Inhalte
• im PDF eingebettete Schriften

Insbesondere die verwendeten Schriftarten sollten vollständig in die Briefbogen-PDF eingebettet sein. Andernfalls kann ein PDF-Viewer fehlende Schriften durch andere Schriftarten ersetzen. Das kann je nach Betriebssystem, Endgerät oder verwendeter PDF-Software zu einem abweichenden Erscheinungsbild führen.

Auch Logos, Grafiken und andere Bestandteile sollten direkt in der PDF-Datei enthalten sein. Der Briefbogen sollte ein vollständig eigenständiges Dokument sein, das keine externen Ressourcen benötigt.

Welche PDF-Typen eignen sich?

Empfohlen wird ein normales, unverschlüsseltes und statisches PDF oder – vorzugsweise – ein valides PDF/A-2b-Dokument. In der Praxis können gewöhnliche PDFs je nach Erzeugungsprogramm interne Besonderheiten enthalten, die den Import erschweren. Eine sauber erzeugte PDF/A-Datei ist häufig robuster.

Briefbogen und elektronische Rechnungen

Beim Thema elektronische Rechnungen muss zwischen der Briefbogen-Vorlage und dem fertigen Rechnungsdokument unterschieden werden.

Der Briefbogen ist lediglich die grafische Hintergrundvorlage. Er enthält selbst keine Rechnungsdaten und keine eingebettete Rechnungs-XML.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung läuft die Erzeugung vereinfacht folgendermaßen ab:

1. Der ausgewählte Briefbogen wird als Hintergrund importiert.
2. Das CRM zeichnet den sichtbaren Rechnungsinhalt darüber.
3. Anschließend wird die strukturierte Rechnungs-XML in das fertige PDF eingebettet.

Ein „normales PDF“ wird also nicht lediglich mit XML-Daten gefüllt. Eine normgerechte ZUGFeRD-Datei benötigt zusätzliche technische Eigenschaften, insbesondere ein geeignetes PDF/A-3-Ausgabeformat, die eingebettete XML-Datei und die zugehörigen Metadaten.

Wichtig ist deshalb:

Eine PDF/A-2b-Briefbogenvorlage ist eine sinnvolle Ausgangsbasis. Die fertige ZUGFeRD-Rechnung muss jedoch unabhängig davon als normgerechtes PDF/A-3-Dokument erzeugt und validiert werden.

Dass die Briefbogenvorlage selbst PDF/A-konform ist, garantiert noch nicht automatisch, dass auch das daraus erzeugte Gesamtdokument sämtliche PDF/A- oder ZUGFeRD-Anforderungen erfüllt. Für rechtlich oder archivierungstechnisch relevante Prozesse sollte das fertige Ergebnis deshalb mit einem geeigneten PDF/A- und ZUGFeRD-Validator geprüft werden.

Reine XRechnungen sind davon nicht betroffen: Sie werden weiterhin als eigenständige XML-Dateien ohne PDF-Briefbogen ausgegeben.

Briefbogen im Dokumenten-Modul hinterlegen

Bevor ein Briefbogen ausgewählt werden kann, muss die PDF-Datei im Modul Dokumente gespeichert werden.

Für die erste Seite und für die Folgeseiten können zwei unterschiedliche Dokumente verwendet werden. Es ist ebenfalls möglich, nur eine der beiden Vorlagen zu konfigurieren.

Bei der Erstellung der PDF sollte darauf geachtet werden, dass:

• alle verwendeten Schriften eingebettet sind,
• Logos und Grafiken direkt in der Datei enthalten sind,
• keine Formularlogik verwendet wird,
• die Datei nicht kennwortgeschützt oder verschlüsselt ist,
• das Seitenformat dem späteren Beleg entspricht,
• die Datei tatsächlich nur eine Seite enthält.

Konfiguration in den PDF-Einstellungen

Die Auswahl erfolgt global im Administrationsbereich des Moduls Pdfsettings.

Unter Globaler Briefbogen stehen zwei Dokumentfelder zur Verfügung:

1. Briefbogen für die erste Seite
2. Briefbogen für alle Folgeseiten

Über die Dokumentauswahl kann gezielt nach vorhandenen Dokumenten gesucht werden. Das ist insbesondere bei Installationen mit sehr vielen Dokumenten übersichtlicher und stabiler als eine lange Auswahlliste.

Nach der Auswahl wird der Dokumentname angezeigt. Zusätzlich stehen Funktionen zum Entfernen und zur Vorschau der gewählten Vorlage zur Verfügung.

Die Einstellung gilt systemweit für alle unterstützten Belegmodule. Sie ist nicht vom Benutzer abhängig, der ein PDF erzeugt.

Was passiert bei mehrseitigen Belegen?

Bei einem mehrseitigen Angebot oder einer mehrseitigen Rechnung verwendet das CRM automatisch die passende Vorlage:

Ist für einen Seitentyp keine Vorlage hinterlegt, wird die betreffende Seite ohne zusätzlichen Hintergrund erzeugt.

Zusammenspiel mit Logo, Kopf- und Fußbereich

Die bisherigen Einstellungen für Logo, Kopfzeile und Fußbereich bleiben weiterhin aktiv. Sie werden durch den Briefbogen nicht automatisch deaktiviert.

Enthält die hinterlegte PDF bereits ein Logo, Unternehmensdaten oder einen vollständigen Fußbereich, sollten die entsprechenden bisherigen PDF-Elemente gegebenenfalls deaktiviert oder angepasst werden. Andernfalls könnten Inhalte doppelt erscheinen oder sich überlagern.

Bei der Gestaltung des Briefbogens sollte ausreichend Platz für die dynamischen Inhalte eingeplant werden:

• Empfängeranschrift
• Belegnummer und Belegdatum
• Positionstabelle
• Summen und Steuerangaben
• Zahlungsinformationen
• Seitenzahlen

Technischer Hintergrund

Vor dem Einfügen prüft das System, ob Seitengröße und Ausrichtung zur erzeugten Belegseite passen. Dadurch wird verhindert, dass ungeeignete Vorlagen verzerrt dargestellt werden.

Kann eine Vorlage nicht gelesen oder importiert werden, wird die geschäftskritische PDF-Erzeugung nicht abgebrochen. Das Dokument wird in diesem Fall ohne den betroffenen Briefbogen erzeugt und der Fehler protokolliert.

Vorteile der zentralen Briefbogenverwaltung

Die neue Funktion bietet insbesondere folgende Vorteile:

• einheitliches Erscheinungsbild aller wichtigen Geschäftsdokumente
• zentrale Pflege statt mehrfacher Anpassungen in PDF-Templates
• getrennte Gestaltung von erster Seite und Folgeseiten
• Nutzung bereits vorhandener PDF-Briefpapiere
• einfache Aktualisierung bei Änderungen am Corporate Design
• automatische Verwendung bei Download, E-Mail und Dokumentablage

Ändert sich beispielsweise die Geschäftsanschrift oder das Corporate Design, muss lediglich ein neuer Briefbogen im Dokumenten-Modul hinterlegt und in den PDF-Einstellungen ausgewählt werden.

Empfehlung für die Einführung

Vor der produktiven Aktivierung sollten die neuen Vorlagen mit unterschiedlichen Belegen getestet werden:

• einseitiger Beleg
• mehrseitiger Beleg
• lange Produktbeschreibungen
• viele Positionen und Seitenumbrüche
• Rechnung mit Zahlungsinformationen
• ZUGFeRD-Rechnung
• E-Mail-Anhang und Dokumentablage
• Anzeige in unterschiedlichen PDF-Viewern und auf unterschiedlichen Betriebssystemen

Für produktive und archivierungspflichtige Dokumente empfiehlt sich zusätzlich die technische Validierung der fertigen PDF-Dateien.

Mit einer sorgfältig erstellten, unverschlüsselten PDF/A-Vorlage und vollständig eingebetteten Schriften lassen sich die wichtigsten Geschäftsdokumente in berliCRM zuverlässig und konsistent an das eigene Unternehmensdesign anpassen.