Was man über E-Mail Versand wissen sollte

Sendpostfach

Als Sendepostfach bezeichnen wir ein Nutzerkonto auf einem Mailserver, mit dessen Hilfe man über diesen Server E-Mails versenden kann. Zu diesem Zwecke muss im entsprechenden Mailprogramm des Kunden (das kann natürlich auch ein beliebige Applikation sein, die E-Mails versenden soll) sowohl der Sendeserver, als auch das entsprechende Nutzerkonto nebst Passwort hinterlegt werden.

Unsere Sendepostfächer bzw. der Sendeserver sind so konfiguriert, dass auch eine größere Zahl von E-Mails gleichzeitig angenommen und verarbeitet wird. Dies ist z.B. bei Serienmails bzw. E-Mail Verteilern der Fall.

Die Absender-Problematik

Vom Prinzip kann über ein Sendepostfach eine beliebige Absenderadresse verwendet werden. Der Sendeserver wird das in der Regel akzeptieren, jedoch prüfen heutzutage viele Empfangsserver, ob ein Sendeserver berechtigt ist, eine bestimmte Absenderadresse zu verwenden. (siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework )

Es empfiehlt sich also unbedingt, in den SPF-Eintrag der Domain, die man als Absenderadresse verwenden möchte den oder die verwendeten Sendeserver (ggfs. zusätzlich) als “erlaubten Sendeserver” einzutragen. Tut man diese nicht, werden einige Empfänger (es werden fortlaufend mehr) den Empfang der E-Mails ablehnen.

Der aktuelle Sendeserver der crm-now GmbH ist custommx.crm-now.de (212.42.245.135).

Nützliche Links

Die Großmailserver-Problematik

Viele Anbieter von Großmailservern (z.B. Microsoft, T-Online, GMX, …) blocken oft große IP-Bereich um sich vor SPAM-Mails und anderweitigem Missbrauch zu schützen. Unsere Sendeserver sind i.d.R. bei diesen Großmailserver-Betreibern akkreditiert und freigeschaltet, was aber leider nicht immer alle Probleme löst. Siehe hierzu auch ein Beitrag auf golem.de vom 30. September 2022.

Die “Rate Limit”-Problematik

Viele Anbieter von Großmailservern bestrafen das Einliefern von zu vielen E-Mails zu schnell hintereinander. Bestrafen bedeutet, dass die E-Mails dann irgendwann temporär abgelehnt werden, was die Auslieferung an die Zielempfangenden dann verzögert.

Hier mal als Beispiel die Info, welche der Mailanbieter web.de dahingehend kommuniziert:

4xy Rate limit reached. Please try again later
Too many messages have been received in a short period of time. Please try again in a few hours and reduce the sending rate. If this does not help, you or your administrator can contact us here.

Die Mailserver der crm-now GmbH puffern diese Auslieferverzögerung in der Regel ab und halten die noch nicht ausgelieferten E-Mails i.d.R. bis zu fünf Tage vor, wobei die Auslieferung dann immer wieder erneut versucht wird.
Können E-Mails auch nach fünf Tagen nicht zugestellt werden, geht eine entsprechende Information an den Sendenden zurück.

Generelle Regeln

Folgende Punkte sollte man generell beachten, wenn man vor allem auch mit Großmailsystemen kommunizieren möchte:

  • Nutzen Sie eine statische IP-Adresse, die möglichst nicht aus einem Netz für Privathaushalte stammt.
  • Der Hostname Ihres Mailservers sollte korrekt im DNS hinterlegt sein
  • Korrekter PTR (Reverse DNS), Record von IP-Adresse auf Hostnamen
  • Korrekter SPF-Eintrag im DNS
  • Korrekte DKIM-Signierung für ausgehende E-Mails
  • Hinterlegter DMARC Eintrag mit entsprechenden Regeln

Nicht alle großen Mailprovider verlangen alle Merkmale – allerdings werden von den meisten Providern mindestens eine statische IP, ein gültiger Hostname und ein PTR Record verlangt. SPF und DKIM/DMARC erhöhen die Chancen, dass der eigene Mailserver als seriöser Sender eingestuft wird. Versendete Mails landen dann weniger oft im Spam-Ordner bzw. werden nicht mehr komplett abgelehnt.