Kontakte synchronisieren

Kontakte synchronisieren
	Kapitel 3. Arbeiten mit dem Plugin

Unter Synchronisation versteht man den Abgleich der Daten. Kundespezifische Kontakte in Outlook und im CRM System werden verglichen und bei Bedarf von dem einen System in das andere System übertragen. Darüber hinaus können widersprüchliche Angaben korrigiert und doppelte Einträge entfernt werden.

	Tipp
	Es ist zweckmäßig und meist auch notwendig, alle Kontakte in Outlook, die synchronisiert werden sollen, einer eigenen Kategorie zuzuordnen. Wie das gemacht wird, ist in der Outlook Dokumentation beschrieben.

Um die Kontakte zwischen beiden Systemen zu synchronisieren, sind die folgenden Arbeitsschritte erforderlich:

Starten Sie Outlook und gehen Sie zum Menü "CRM".
Klicken Sie auf den Menü-Eintrag [Kontakte synchronisieren].
In dem folgenden Dialogfenster klicken Sie auf [Übernehmen].

Die Kontakteinträge im CRM System und Outlook werden miteinander verglichen und es öffnet sich der in der Abbildung Abbildung: Ergebnis der Synchronisation gezeigte Dialog.

Abbildung 3.6. Ergebnis der Synchronisation

Mit dem Button [Details] können Sie sich die Details der Kontakte, die synchronisiert werden sollen, ansehen. Es öffnet sich das in der Abbildung: Kontaktdetails zu sehende Fenster. Damit können Sie komfortabel kontrollieren, ob Ihre Angaben zur Synchronisation, z.B. bezüglich der gewählten Kategorie, korrekt waren.
Abbildung 3.7. Kontaktdetails

	Warnung
	Wenn Sie Kontakte im CRM System gelöscht haben, dann verbleiben diese Angaben im System. Dies hat zur Folge, dass bei der nächsten Synchronisation von Kontakten, die im CRM gelöschten Kontakte auch in Outlook gelöscht werden. Sie können derart ungewolltes Löschen von Outlook-Kontakten dadurch verhindern, indem Sie Ihre Outlook-Kontakte kopieren und in einem anderen Ordner sichern.

Tipp

Wenn Sie einige Datensätze nicht synchronisieren möchten, klicken Sie im Detail-Fenster auf diese. Die gewählten Datensätze werden sich darauf hin rot färben und ihren Status auf "Ignorieren" ändern. Somit werden sie bei der folgenden Synchronisation nicht berücksichtigt. Um Ihre Auswahl rückgängig zu machen, klicken Sie einfach noch einmal auf einen roten Datensatz und er wird seine alte Farbe und seinen alten Status wieder annehmen.

Sollten Sie das Detail-Fenster erneut aufrufen, so werden Ihre vormals ausgewählten Datensätze verworfen und Sie müssen Ihre Selektion erneut treffen. Nach einer erfolgreichen Synchronisation wird Ihre Selektion gespeichert und bei der nächsten Detail-Ansicht geladen.


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