CRM Bedienung / Daten Im/Export

Massenimport von CSV-Daten in das CRM – immer wieder ein Thema!

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1. Die goldene Regel: Vorbereitung ist alles

Der Erfolg eines Massenimports hängt maßgeblich von der Qualität der Quelldaten ab. Datenfehler lassen sich im CRM nach dem Import nur sehr mühsam korrigieren.

  • Bereinigung: Sichten und korrigieren Sie Ihre Excel-Listen vor dem Export (z. B. Rechtschreibung, einheitliche Schreibweise von Firmennamen).
  • Pflichtfelder: Jeder Datensatz muss zwingend die im CRM definierten Pflichtfelder (z. B. Nachname bei Personen oder Organisation bei Leads) enthalten.
  • Auswahllisten: Inhalte für Dropdown-Felder (Picklisten) müssen exakt so in der Datei stehen, wie sie im CRM hinterlegt sind. Es wird empfohlen, diese Werte vor dem Import im CRM zu definieren.
  • Datumsformate: Diese müssen zwingend im Format JJJJ-MM-TT HH:MM:SS vorliegen (z. B. 2026-03-12 00:00:00).

2. Technisches Dateiformat (CSV)

Verwenden Sie für den Import ausschließlich das CSV-Format mit folgenden Spezifikationen:

  • Kodierung: Speichern Sie die Datei unbedingt im UTF-8 Format (Unicode). Nur so werden Umlaute und Sonderzeichen korrekt verarbeitet.
  • Struktur: Felder sollten durch Komma oder Semikolon getrennt und in doppelte Anführungszeichen ("Wert") eingeschlossen sein.
  • Kopfzeile: Die erste Zeile sollte die Spaltenüberschriften ohne Sonderzeichen enthalten.

3. Strategie für große Datenmengen (Massenimport)

Das System kann problemlos Datenmengen von 30.000 bis 40.000 Datensätzen verarbeiten. Technisch gibt es jedoch Unterschiede in der Abwicklung:

  • GUI-Import (< 1.000 Datensätze): Bei kleineren Mengen sehen Sie direkt in der Benutzeroberfläche (GUI), was passiert.
  • Hintergrund-Import (> 1.000 Datensätze): Größere Dateien werden automatisch im Hintergrund verarbeitet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Prozess abgeschlossen ist.
  • Profi-Tipp „Chunks“: Im CRM-Hilfemenü finden Sie ein spezielles Windows-Programm, das große Datenmengen automatisch in handliche „Chunks“ (Teilstücke) aufsplittet und in das korrekte CSV-Format bringt.

4. Dublettenprüfung und Datenabgleich

Beim Import können Sie in Schritt 3 festlegen, wie das System mit bereits vorhandenen Daten umgehen soll:

  • Zusammenführen (Update): Bestehende Datensätze werden erkannt; leere Felder im CRM werden mit Daten aus der CSV gefüllt.
  • Überschreiben: Vorhandene Daten werden durch die neuen Daten aus der CSV ersetzt.
  • Überspringen: Wenn ein Datensatz bereits existiert, wird er ignoriert.
  • Kriterien: Sie bestimmen selbst, welche Felder (z. B. E-Mail oder Nachname) für den Abgleich herangezogen werden sollen.

5. Durchführung des Imports (Schritt-für-Schritt)

  1. Pfad: Navigieren Sie in die Listenansicht des Zielmoduls (z. B. Leads oder Personen) und wählen Sie Aktionen -> Import.
  2. Schritt 1 (Datei): Wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
  3. Schritt 2 (Format): Stellen Sie sicher, dass UTF-8 und das korrekte Trennzeichen ausgewählt sind.
  4. Schritt 3 (Dubletten): (Optional) Legen Sie die Logik für den Umgang mit Duplikaten fest.
  5. Schritt 4 (Mapping): Ordnen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden CRM-Feldern zu. Sie können dieses Mapping für spätere Importe speichern.
  6. Testlauf: Führen Sie immer zuerst einen Testimport mit ca. 5 bis 10 Datensätzen durch, um das Ergebnis zu kontrollieren, bevor Sie die gesamte Masse importieren.

Hinweis: Sollte ein Import fehlschlagen oder fehlerhaft sein, bietet das System in der Ergebnisübersicht die Funktion „Letzten Import Rückgängig machen“, um den Bestand zu bereinigen. Alles ist auch ausführlich im CRM Benutzer-Handbuch Kapitel „3.1.3 Menüführung für den Datenimport“ erläutert.