Haben Sie schon einmal versucht, tausende Seiten Text in einen einzigen Briefumschlag zu stecken? Irgendwann stößt das Papier an die physikalischen Grenzen des Umschlags. Ganz ähnlich verhält es sich mit dem Export von Berichten aus Ihrem CRM-System in das CSV- oder Excel-Format.
Kein Stoppschild, sondern die „Gesetze der Technik“
In berliCRM gibt es kein fest eingebautes „hartes Record-Limit“, das wir willkürlich festgelegt haben. Die Grenze für den Export von Berichten ergibt sich vielmehr aus der Architektur der Software und der verwendeten Server-Infrastruktur.
Dabei spielen drei Faktoren eine entscheidende Rolle:
1. Das Gedächtnis (RAM): Um eine CSV/Excel-Datei zu erstellen, muss der Server die Daten im Arbeitsspeicher aufbereiten. Je mehr Zeilen und Spalten ein Bericht hat, desto mehr „Gedächtnis“ wird benötigt.
2. Die Geduld (Execution Time): PHP (die Sprache, in der das CRM geschrieben ist) hat ein Zeitfenster, in dem eine Aufgabe erledigt sein muss. Dauert das Zusammenstellen einer riesigen Datenmenge zu lange, bricht der Prozess zum Schutz der Systemstabilität ab.
3. Die Infrastruktur (Shared Resources): In einem Standard-SaaS-Modell teilen sich verschiedene Mandanten die Leistung einer Cloud-Infrastruktur. Würde ein einzelner Export die gesamte Prozessorleistung beanspruchen, könnten andere Prozesse verlangsamt werden.
Was bedeutet das für Ihren Arbeitsalltag? In den allermeisten Fällen ist das System für den normalen Geschäftsbetrieb und umfangreiche Auswertungen bestens gerüstet. Wenn Sie jedoch Berichte in einer Größenordnung exportieren möchten, die über das übliche Maß hinausgeht, stößt die Standard-Architektur an ihre natürlichen Grenzen. Das ist kein „Fehler“, sondern ein notwendiger Sicherheitsmechanismus, um die Hochverfügbarkeit Ihres Systems zu garantieren.
Ihre Optionen bei riesigen Datenmengen Sollten Sie regelmäßig an diese Grenzen stoßen, haben wir Lösungen für Sie:
• Filter nutzen: Oft hilft es schon, Berichte durch Kriterien (z. B. Zeiträume) in kleinere, handlichere Pakete aufzuteilen.
• Individuelle Programmierung: Für spezialisierte Datenverarbeitungen können wir maßgeschneiderte Import/Export-Routinen programmieren, die außerhalb der Standard-Berichtsfunktion arbeiten.
• Das „Lone Wolf“-Modell (Dedizierte VM): Sie können auf eine exklusive Server-Instanz mit definierten, höheren Ressourcen wechseln (Dedizierte Serverumgebung). Dies bietet deutlich mehr Spielraum, aber auch hier gelten letztlich die Gesetze der Mathematik und Physik – irgendwo gibt es immer eine Grenze.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, den „Datenrhythmus“ zu finden, der perfekt zu Ihrem Unternehmen passt!