IMAP-Ordner sind nicht von Natur aus multi-user-sicher, wie es beispielsweise Datenbanken oder kollaborative Cloud-Plattformen sind. Allerdings kann IMAP – je nach Mailserver und Konfiguration – den Zugriff mehrerer Benutzer auf denselben Ordner ermöglichen, jedoch mit einigen Einschränkungen.
Mögliche Probleme beim Multi-User-Zugriff auf IMAP-Ordner
- Keine gleichzeitige Bearbeitungskontrolle
• IMAP hat keine integrierten Sperrmechanismen, um zu verhindern, dass zwei Benutzer gleichzeitig dieselbe E-Mail bearbeiten.
• Wenn zwei Benutzer versuchen, eine Nachricht gleichzeitig zu verschieben, zu löschen oder zu verändern, kann es zu Konflikten kommen.
- Verzögerte Synchronisation
• Änderungen, die ein Benutzer vornimmt, sind für andere möglicherweise nicht sofort sichtbar, es sei denn, der Mail-Client aktualisiert den Ordner regelmäßig.
• Einige Mail-Clients speichern Daten zwischen (Caching), was Aktualisierungsverzögerungen verursachen kann.
- IMAP-Flags und Statusänderungen
• Flags wie \Seen, \Answered, \Deleted usw. werden auf Ordnerebene gespeichert, d.h., wenn ein Benutzer eine E-Mail als „gelesen“ markiert, kann dies für alle anderen Benutzer übernommen werden.
• Einige Mailserver unterstützen benutzerabhängige Flags (z. B. Dovecots PRIVATE-Flag-Speicherung), aber dies ist nicht standardmäßig überall verfügbar.
- Berechtigungsverwaltung
• Gemeinsame IMAP-Ordner hängen von ACLs (Access Control Lists) ab.
• Einige Mailserver (wie Dovecot, Cyrus oder Exchange) ermöglichen eine detaillierte Steuerung darüber, wer Nachrichten lesen, löschen oder ändern darf.
• Ohne die richtigen ACLs könnten Benutzer unbeabsichtigt E-Mails löschen oder verschieben.
- Leistungsprobleme
• Wenn mehrere Benutzer häufig einen großen gemeinsamen Ordner synchronisieren und ändern, kann dies die Last auf dem Mailserver erhöhen, insbesondere bei einer großen Anzahl von Nachrichten.
Best Practices für Multi-User-IMAP-Zugriff
• Einen Mail-Client mit IMAP IDLE-Funktion nutzen, um bessere Echtzeit-Updates zu erhalten.
• Eine dedizierte Kollaborationslösung in Betracht ziehen (z. B. Microsoft 365 Shared Mailbox oder Google Workspace), falls ein intensiver Multi-User-Zugriff erforderlich ist.
• Benutzer dazu anhalten, „Kopieren“ statt „Verschieben“ zu verwenden, um unbeabsichtigtes Löschen von E-Mails zu vermeiden.