Beim Import von CSV-Dateien in das CRM gibt es grundsätzlich unterschiedliche Feldtypen, die beim Import unterschiedlich behandelt werden.
Einfache Felder
Zum Beispiel Name, Stadt oder Telefonnummer.
Diese Felder enthalten direkt einen Wert, der beim Import unverändert übernommen wird.
Verknüpfte Felder (Referenzfelder)
Diese Felder verweisen nicht auf einen Text, sondern auf einen anderen Datensatz im CRM.
Beispiele:
- Ein Kontakt gehört zu einer Firma
- Ein Ticket gehört zu einem Kunden
- Ein Vorgang ist einem Benutzer zugewiesen
Das Grundproblem beim Import
Eine CSV-Datei kennt keine internen IDs oder Datenbankbeziehungen.
Sie enthält ausschließlich Text.
Das CRM muss daher beim Import eine Antwort auf folgende Frage finden:
Auf welchen existierenden Datensatz soll dieses Feld verweisen?
Die Lösung: Modul plus Datensatzname
Um diese Zuordnung eindeutig zu machen, verwenden viele CRM-Systeme beim Import eine kombinierte Schreibweise, etwa:
Accounts::::Beispiel GmbHDas bedeutet konzeptionell:
Accounts
Das Modul, in dem gesucht werden soll (z. B. Firmen oder Organisationen).
Beispiel GmbH
Der Name eines existierenden Datensatzes in diesem Modul, also z. B. der Firmenname.
Sinngemäß heißt das:
„Suche im Modul Accounts einen Datensatz mit dem Namen ‚Beispiel GmbH‘ und verknüpfe ihn mit diesem Feld.“
Warum diese Trennung notwendig ist
Ein CRM hat in der Regel:
- mehrere Module mit ähnlichen oder identischen Namen
- Datensätze mit gleichen Bezeichnungen in unterschiedlichen Bereichen
Ohne Angabe des Moduls wäre nicht klar, wo gesucht werden soll.
Die Kombination aus Modul und Datensatzname macht den Bezug eindeutig.
Wichtige Voraussetzungen für Referenzfelder
Damit diese Verknüpfung funktioniert, müssen ein paar Dinge erfüllt sein:
Der Ziel-Datensatz muss bereits existieren
Das CRM kann nur auf vorhandene Einträge verlinken.
Der Name muss exakt übereinstimmen
Abweichungen bei Schreibweise, Leerzeichen oder Sonderzeichen führen dazu, dass kein Treffer gefunden wird.
Eindeutige Namen sind empfehlenswert
Gibt es mehrere Datensätze mit gleichem Namen, kann das CRM nicht sicher entscheiden, welcher gemeint ist.
Besonderheit: Auswahllisten-Felder beim Import
Neben Referenzfeldern gibt es im CRM auch Auswahllisten-Felder.
Diese Felder erlauben nur eine vordefinierte Auswahl, zum Beispiel:
- Status
- Kategorie
- Priorität
Was passiert bei unbekannten Auswahllisten-Werten?
Je nach Systemkonfiguration kann beim Import Folgendes passieren:
- Der Import schlägt fehl
- Der Wert wird ignoriert oder leer gelassen
- Oder: Der neue Wert wird automatisch zur Auswahlliste hinzugefügt
In manchen CRM-Systemen (und Konfigurationen) werden nicht vorhandene Auswahllisten-Werte beim Import automatisch neu angelegt, wenn sie im CSV auftauchen.
Das hat praktische Auswirkungen
- Tippfehler oder Varianten wie„In Arbeit“, „InArbeit“ oder „In Arbeit “werden als neue Auswahllisten-Einträge übernommen.
- Neue Werte erscheinen oft ohne gewünschte Reihenfolge, Farbe oder Abhängigkeiten.
- Rollenbasierte Einschränkungen können dadurch unbeabsichtigt aufgeweicht werden.
Empfehlung für die Praxis
- Auswahllisten-Werte vor dem Import prüfen und vereinheitlichen
- CSV-Dateien sauber vorbereiten
- Automatische Erweiterungen nur bewusst zulassen
Typische Anwendungsfälle
Diese Mechaniken kommen häufig zum Einsatz bei:
- Kontakten, die einer Firma zugeordnet werden
- Tickets mit Kundenbezug
- Vorgängen oder Projekten mit Referenz auf bestehende Datensätze
- Status- oder Kategoriefeldern auf Basis von Auswahllisten
Kurz zusammengefasst
Beim CSV-Import beschreibt eine Schreibweise wie:
<Modulname>::::<Datensatzname>keinen Feldnamen, sondern eine Verknüpfung:
„Verbinde diesen Eintrag mit einem bereits existierenden Datensatz in einem anderen Bereich des CRM.“
Zusätzlich gilt:
- Referenzfelder verknüpfen bestehende Datensätze
- Auswahllisten-Felder können je nach Konfiguration automatisch neue Werte erzeugen
Beides sollte beim Import bewusst berücksichtigt werden, um Datenqualität und Konsistenz zu sichern.