Mit der kommenden Version unseres CRM erweitern wir die Module Verkaufsbestellung und Rechnung um eine Funktion, die wiederkehrende Prozesse deutlich vereinfacht: die automatische Variablen-Ersetzung. Dieses Feature sorgt dafür, dass Vorlagen in Verkaufsbestellungen und Rechnungen stets aktuelle Daten enthalten, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.
Die Ersetzung erfolgt sowohl bei der direkten Erstellung von Rechnungen als auch dann, wenn Verkaufsbestellungen automatisiert in Rechnungen umgewandelt werden. Ebenso werden die Variablen korrekt aufgelöst, wenn Rechnungen als PDF gerendert oder an externe Systeme wie Lexware Office übergeben werden.
Damit wird ein Arbeitsschritt automatisiert, der bisher fehleranfällig und zeitintensiv war.
Warum automatische Variablen?
Viele Unternehmen erstellen periodisch wiederkehrende Rechnungen, etwa für Servicepauschalen, Wartungsverträge oder Hosting. Diese Vorgänge laufen regelmäßig, sind aber anfällig für Fehler, wenn Datumsangaben jeden Monat händisch angepasst werden müssen.
Die automatische Variablen-Ersetzung bietet mehrere Vorteile:
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Zeitersparnis: Vorlagen werden einmal definiert und bleiben dauerhaft verwendbar.
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Fehlerreduktion: Falsche Monats- oder Jahresangaben gehören der Vergangenheit an.
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Automatisierung: Auch bei vollständig automatisierten Abläufen sind die Inhalte korrekt.
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Konsistenz: Unabhängig davon, wann oder durch wen eine Rechnung erzeugt wird, stimmen die Angaben immer.
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Flexibilität: Variablen können in allen relevanten Textfeldern genutzt werden, besonders im Feld “description” bei der Übergabe an Lexware Office.
Die automatische Ersetzung orientiert sich stets am tatsächlichen Erstellungsdatum der Rechnung.
Die folgenden Variablen stehen zur Verfügung. Die Beispiele beziehen sich auf eine Rechnung, die am 16.01.2024 erzeugt wird.
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Variable |
Bedeutung |
|---|---|
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$custom-currentyear$ |
Aktuelles Jahr, Beispiel: 2024 |
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$custom-nextyear$ |
Folgejahr, Beispiel: 2025 |
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$custom-prevyear$ |
Vorjahr, Beispiel: 2023 |
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$custom-nextnextyear$ |
Jahr n+2, Beispiel: 2026 |
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$custom-currentmonth$ |
Aktueller Monat (01–12), Beispiel: 01 |
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$custom-nextmonth$ |
Folgemonat (01–12), Beispiel: 02 |
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$custom-prevmonth$ |
Vormonat (01–12), Beispiel: 12 |
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$custom-prevmonthyear$ |
Monat und Jahr des Vormonats, Beispiel: 12.2023 |
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$custom-nextmonthyear$ |
Monat und Jahr des Folgemonats, Beispiel: 02.2024 |
Beispiele aus der Praxis
Die Einsatzmöglichkeiten sind breit gefächert. Hier einige typische Szenarien:
1. Abrechnungszeiträume für wiederkehrende Leistungen
Vorlage:
Abrechnungszeitraum: 01.02.$custom-currentyear$ – 31.01.$custom-nextyear$
Ergebnis im Januar 2024:
Abrechnungszeitraum: 01.02.2024 – 31.01.2025
2. Monatsbezogene Leistungsbeschreibung
Vorlage:
Servicepauschale für $custom-currentmonth$.$custom-currentyear$
Ergebnis:
Servicepauschale für 01.2024
3. Rückwirkende Abrechnung
Vorlage:
Leistungsmonat: $custom-prevmonthyear$
Ergebnis:
Leistungsmonat: 12.2023
4. Vorausberechnung
Vorlage:
Bereitstellung für den Folgemonat $custom-nextmonthyear$
Ergebnis:
Bereitstellung für den Folgemonat 02.2024
5. Mehrjährige Vertragslaufzeiten
Vorlage:
Vertragslaufzeit: $custom-currentyear$ bis $custom-nextnextyear$
Ergebnis:
Vertragslaufzeit: 2024 bis 2026
Diese Beispiele zeigen, wie flexibel und langlebig Vorlagen gestaltet werden können, ohne dass sie monatlich angepasst werden müssen.
Automatische Ersetzung in allen relevanten Prozessen
Die Variablen werden in jeder relevanten Verarbeitungskette korrekt aufgelöst:
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bei der manuellen Erstellung von Rechnungen,
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bei der automatischen Umwandlung von Verkaufsbestellungen in Rechnungen,
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beim Transfer der Rechnungsdaten zu Lexware Office,
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beim Rendern von PDF-Dokumenten.
Damit wird der gesamte Prozess von der Verkaufsbestellung bis zur fertigen Rechnung konsistent, effizient und fehlerarm.
Fazit
Die automatische Variablen-Ersetzung ist ein kompaktes, aber wirkungsvolles Feature. Sie reduziert manuelle Fehler, senkt den Aufwand bei wiederkehrenden Abrechnungen deutlich und sorgt für einheitliche sowie korrekte Texte in allen Rechnungsprozessen. Besonders für periodische Leistungen ist das ein klarer Schritt in Richtung vollständige Automatisierung.