Die Arbeit mit einem leistungsstarken CRM-System wie crm-now bringt viele Vorteile mit sich – von der strukturierten Kundenbetreuung bis hin zur automatisierten Vertriebssteuerung. Doch mit der Flexibilität des Systems kommt auch Verantwortung: Besonders bei der Vergabe von Benutzerrechten ist größte Sorgfalt geboten.
🛑 Rechtevergabe: Kein Thema für den Schnellschuss
Viele Unternehmen neigen dazu, Benutzerkonten „mal eben“ mit den nötigen Rechten auszustatten – meist nach Bauchgefühl oder basierend auf der aktuellen Notwendigkeit. Was auf den ersten Blick pragmatisch wirkt, kann langfristig zu massiven Problemen führen:
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Ungewollter Zugriff auf sensible Daten
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Unübersichtliche oder inkonsistente Rechteverteilungen
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Sicherheitslücken durch übermäßige Berechtigungen
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Schwierigkeiten bei Audits und Datenschutzprüfungen
Deshalb gilt: Bevor Rechte vergeben werden, sollte das entsprechende Kapitel im Handbuch gründlich gelesen und verstanden werden.
📖 Warum das Handbuch essenziell ist
Das Handbuch zu crm-now erklärt detailliert:
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Die verschiedenen Rollen- und Rechtemodelle
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Welche Module und Felder wie geschützt werden können
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Wie man individuelle Rechte vergibt, ohne Funktionen unnötig zu blockieren
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Welche Kombinationen sinnvoll (und welche riskant) sind
Dieses Wissen ist die Grundlage für jede fundierte Entscheidung in der Rechtevergabe. Sie finden das CRM Handbuch innerhalb Ihres CRM-Systems, indem Sie rechts oben auf das ⓘ / (i) klicken und dann „Hilfe“ anwählen. Das Kapitel 5.2 zur Benutzerverwaltung finden Sie auf Seite 156.
🧠 Erst lesen – dann konzeptionieren – dann klicken
Nach der Lektüre des Handbuchs sollte ein unternehmensspezifisches Rechtekonzept erstellt werden. Dabei ist zu klären:
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Wer darf was sehen, bearbeiten oder löschen?
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Welche Abteilungen benötigen Zugriff auf welche Module?
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Welche Daten sind besonders schützenswert (z. B. Gehalts- oder Vertragsdaten)?
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Wie wird mit neuen Mitarbeitern oder Rollenänderungen umgegangen?
Ein sauberes Rechtekonzept ist kein “Nice-to-have”, sondern ein zentraler Bestandteil jeder nachhaltigen CRM-Strategie.
🔐 Sicherheit, Effizienz und Vertrauen
Richtig konfigurierte Benutzerrechte schaffen:
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Sicherheit: Schutz vor ungewolltem Datenzugriff
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Effizienz: Jeder sieht nur das, was er braucht
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Vertrauen: Sowohl intern als auch bei Kunden und Partnern
✅ Fazit: Rechtevergabe mit Plan statt mit Klick
Wer sich die Zeit nimmt, die Rechteverwaltung im CRM-System sorgfältig zu planen und auf Basis der Dokumentation umzusetzen, schützt nicht nur seine Daten, sondern auch sein Unternehmen. Ein durchdachtes Rechtemanagement zahlt sich – wie so oft – langfristig aus.
👉 Tipp: Unsere Handbuch bieten praxisnahe Beispiele und empfohlene Vorgehensweisen. Bei Fragen unterstützt unser Team gerne. Sie finden das CRM Handbuch innerhalb Ihres CRM-Systems, indem Sie rechts oben auf das ⓘ / (i) klicken und dann „Hilfe“ anwählen. Das Kapitel 5.2 zur Benutzerverwaltung finden Sie auf Seite 156.