Im Handbuch auf Seite 197 im Abschnitt 5.5.2 E-Mail Server finden Sie beschrieben, wie man einen zentralen E-Mail Zugang (Sende-Server) zum generellen versenden von E-Mails aus dem CRM einrichtet.
Auf Seite 103 im Abschnitt 4.1.4.3 Mit Mail Manager E-Mails empfangen wird beschrieben, wie Sie je CRM Zugang ein bestehendes E-Mail Postfach (IMAP) in das CRM einbinden und verwenden können.
Sollten Sie hierzu Detail-Fragen haben oder bei der Einrichtung Unklarheiten auftreten, melden Sie sich gerne bei unserem Support, damit wir Ihnen helfen können. Sie finden das CRM Handbuch innerhalb Ihres CRM-Systems, indem Sie rechts oben auf das ⓘ / (i) klicken und dann „Hilfe“ anwählen.
Wie lange dauert der Versand einer E-Mail
Der Versand einer E-Mail dauert in der Regel nur wenige Sekunden bis wenige Minuten. Die genaue Dauer hängt jedoch von mehreren Faktoren ab:
Faktoren, die die Versandzeit beeinflussen:
- Größe der E-Mail:
- Kleine E-Mails (nur Text oder kleine Anhänge) werden schneller versendet.
- Große E-Mails mit Anhängen (z. B. Bilder, Videos oder PDFs) können länger dauern, insbesondere bei langsamen Verbindungen.
- Internetverbindung:
- Eine stabile und schnelle Internetverbindung auf der Seite des Absenders und des Empfängers beschleunigt den Prozess.
- Bei mobilen oder sehr langsamen Verbindungen kann der Versand länger dauern.
- E-Mail-Server des Absenders:
- Wenn der E-Mail-Server des Absenders stark ausgelastet ist oder Wartungsarbeiten durchführt, kann der Versand verzögert werden.
- Ein schlecht konfigurierter Mailserver könnte zusätzliche Verzögerungen verursachen.
- Empfängerseite:
- Die Verarbeitungszeit auf dem Server des Empfängers kann variieren. Einige Server prüfen E-Mails intensiv auf Spam, Viren oder andere Bedrohungen, was zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann.
- Wenn der Posteingangsserver des Empfängers ausgelastet ist, kann die Zustellung verzögert werden.
- Zwischenserver und Spamfilter:
- Manche E-Mails durchlaufen mehrere Zwischenstationen (Relay-Server), was zu einer leichten Verzögerung führen kann.
- Komplexe Spamfilter und Sicherheitsmaßnahmen auf den Servern können ebenfalls die Zustellzeit verlängern.
- DNS-Auflösung:
- Der Mailserver des Absenders muss die IP-Adresse des Servers des Empfängers über DNS ermitteln. Falls dies langsam oder fehlerhaft ist, kann dies den Prozess verzögern.
Übliche Versandzeiten
| Situation | Dauer |
|---|---|
| Absender und Empfänger beim selben Server | Sekunden |
| Unterschiedliche Server (normale Last) | Sekunden bis 1-2 Minuten |
| Große Anhänge oder langsame Verbindung | Minuten |
| Störung oder Serverprobleme | Stunden oder länger |
Was tun, wenn die E-Mail nicht ankommt?
- E-Mail-Adresse prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Adresse korrekt ist.
- Spam-Ordner prüfen: Manchmal landen legitime E-Mails dort.
- SMTP-Logs prüfen (bei eigenen Servern): Sehen Sie nach, ob die E-Mail erfolgreich versendet wurde.
- Empfängerseite kontaktieren: Möglicherweise gibt es Probleme mit dem Posteingangsserver.
In den meisten Fällen sollte eine E-Mail jedoch innerhalb weniger Sekunden bis Minuten zugestellt werden.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Richtlinie BSI TR-03182 E-Mail-Authentifizierung des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.