Wenn Sie das wollen und entsprechend eingerichtet haben, führt das CRM Aktionen automatisch für Sie aus. Dafür soll die nachfolgende Auflistung eine Hilfestellung bieten:
1. automatische Aktionen nach Auswahl
- Im Menü ‘Meine Einstellungen’ kann jeder Nutzer ein Erinnerungsintervall auswählen, welches ein Popup Fenster im Browser aktiviert, wenn eine Startzeit zu einem Kalendereintrag erreicht wird. Die empfohlene Einstellung ist 15 Minuten.
- Kontakten aus dem CRM kann man den Zugang zu bestimmten im CRM gespeicherten Daten über das Kundenportal gewähren. Dazu müssen die entsprechenden Einträge in die Bearbeitungsansicht einer Person gemacht werden. Beim Speichern wird dann eine automatische E-Mail mit den Zugangsdaten zum Kundenportal an die E-Mail Adresse versendet, die zu der Person gespeichert wurde. Voraussetzung ist, dass der CRM Administrator diese Funktion im Menü Einstellungen -> Benachrichtigungen (Nr.5) aktiviert und auch dort die korrekte Benachrichtigungs E-Mail ausgewählt hat.
2. automatische Aktionen alle 20 Minuten
- E-Mail Benachrichtigungen: Wenn im CRM eine Aktivität eingetragen worden ist, zu der eine Erinnerungs E-Mail ausgesendet werden soll, so prüft das CRM alle 20 Minuten, ob eine E-Mail fällig ist und sendet diese dann auch raus. Voraussetzung ist, das der Administrator den ausgehenden E-Mail Server eingerichtet hat.
- Workflows: Workflows werden sofort ausgeführt, es sein denn man hat als Aufgabe die Versendung einer E-Mail ausgewählt. Diese E-Mail kann sich bis zu 20 Minuten verzögern.
- Mailscanner: Der Mailscanner wird alle 20 Minuten aktiviert.
3. automatische Aktionen alle 15 Minuten
- Der Versand von automatischen Massen E-Mails mit Hilfe des Newsletter Mailing Moduls erfolgt alle 15 Minuten.
4. automatische Aktionen einmal täglich/ nachts
- Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen aus Verkaufsbestellungen automatisch erstellen lassen, so werden diese Nachts generiert.
- Benachrichtigungen über Aufgaben, die mehr als 24h überfällig sind, werden diese Nachst erzeugt, vorausgesetzt, der CRM Administrator hat diese Funktion im Menü Einstellungen -> Benachrichtigungen (Nr.1) aktiviert.
- Wurde ein Geburtstag zu einem Kontakt eingetragen, wird 3 Tage vor dem Geburtstagstermin eine automatische E-Mail zur Erinnerung ausgesendet (ab Version 5.3.0.42)
- Wurden Trouble Tickets erstellt und der Staus nicht auf geschlossen gesetzt, so wird mit einer automatischen E-Mail darauf hingewiesen.