Jeder E-Mail wird ja beim Versenden bekannter Maßen die Signatur automatisch angehängt, welche in den Stammdaten des eingeloggten Nutzers hinterlegt worden ist. Weniger bekannt ist, dass man diese Signatur mit nur geringem Aufwand dem eigenen Corporate Design anpassen kann. Dazu kann man einfache HTML Tagss benutzen und ggf. auch Bilder (Stichwort Firmenlogo) einbinden. Im folgenden stellen wir Ihnen zwei Methoden wor, wie Sie schnell zu Ihrer eigenen Signatur kommen.
1. Methode:
Sie können den Editor einer E-Mail benutzen. Lassen Sie sich dazu die Detailansicht einer Person anzeigen und klicken Sie auf E-Mail senden. In dem sich öffnenden Fenster können Sie sich mit den zur Verfügung gestellten Designwerkzeugen eine E-Mail Signatur gestalten. Klicken Sie danach auf das Icon Quellcode anzeigen. Löschen Sie alle Zeilenumbrüche (die würden sonst zusätzliche Leerzeilen in Ihrer Signatur erzeugen.) Kopieren Sie den angezeigten Code in Ihr Signaturfeld im Menü Einstellungen -> Benutzer ->Ihr Benutzername -> E-Mail Signatur.
2. Methode
Sie könne einen externen Editor benutzen, um sich selbst eine Signatur im HTML Format zusammen zu stellen. Das folgende Beispiel einer Signatur soll das veranschaulichen:
Max Mustermann
crm-now
T +49 30 39001800
F+49 30 4519037
E info@crm-now.com
http://www.crm-now.de
Der HTML Code für diese Signatur ist von folgender Seite: OnLine TechTips und wurde ein wenig vereinfacht. Dort finden Sie auch weitere Beispiele.
Hier ist der HTML Code für das Beispiel:
<span style=”font-weight: bold;”>Max Mustermann
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #666666; font-size: xx-small;”>crm-now</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; font-size: xx-small;”>T</span><span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; font-size: xx-small;”> +49 30 39001800</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; font-size: xx-small;”>F</span><span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; font-size: xx-small;”>+49 30 4519037</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; font-size: xx-small;”>E</span><span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; font-size: xx-small;”> <a href=”mailto:info@crm-now.com” target=”_blank”>info@crm-now.com</a></span>
<a href=”http://%28%28web_page%29%29/” target=”_blank”><span style=”font-family: Arial; color: #f26522; font-size: xx-small;”>http://www.crm-now.de</span></a></span>
<span><img src=”http://blog.crm-now.de/doc/hilfe1520/downloads/de/crm-now-logo-142-33.jpg” alt=”” /></span>
Achten Sie darauf, dass Sie selbst keine Zeilenumbrüche einfügen. Für die Erstellung bietet es sich an einen einfachen HTML Editor zu benutzen, da es damit am schnellsten geht. Von der Benutzung von MS Word™ ist in dem Zusammenhang abzuraten, da damit häufig spezielle HTML Tags generiert werden, die nicht von allen E-Mail Programmen erkannt werden.