Häufig gestellte Fragen von CRM Nutzern

Häufig gestellte Fragen von CRM Nutzern
	Kapitel 3. Mit dem CRM arbeiten

In diesem Kapitel werden Fragen beantwortet, welche von CRM Nutzern häufig gestellt werden und die sich nicht einem bestimmten Thema aus diesem Handbuch zuordnen lassen.

Warum sollte ich mit Browser Tabs in den Listenansichten arbeiten?

In der Regel werden im Laufe der Zeit die Listen von Kontakten, Terminen usw. im CRM immer länger. Lässt man sich dann eine Liste anzeigen und geht auf Seite 3 um dort einen Eintrag zu bearbeiten, so sollte man die Möglichkeiten des Browsers nutzen mit Tabs zu arbeiten. Ein rechter Mausklick auf den Eintrag gibt Ihnen die Möglichkeit diesen Eintrag in einem neuen Tab (Registerkarte) zu öffnen und zu bearbeiten. Wenn man fertig ist, schließt man den Tab und man ist zurück in der Liste an der Stelle, wo man den Tab geöffnet hatte und kann dort weiter arbeiten. Das liest sich komplizierter als es ist, probieren Sie es einfach mal.

Warum ist es wichtig, zwischen Ereignissen und Aufgaben zu unterscheiden?

Das CRM unterscheidet zwischen Ereignissen (Anruf, Meeting, bzw. Ihre eigenen Ereignistypen) und Aufgaben. Beide Typen werden durch unterschiedlichen Funktionen unterstützt. So sieht man Aufgaben z.B. nicht in der Standardkalenderansicht. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Aufgabe haben jemanden anzurufen, so ist das für das CRM keine Aufgabe. Ein geplanter Anruf sollte deshalb immer auch als Anruf in das CRM eingetragen werden..

Welche HTML Tags sind für E-Mail Vorlagen geeignet?

Sie können jeden HTML Tag benutzen. Zur Erstellung einer Vorlage können Sie praktisch jeden HTML Editor nutzen. Jedoch ist der HTML Code, den Sie nach der Verwendung von MS Word erhalten nicht geeignet, sobald Sie Formatierungen vornehmen, die vom HTML Editor des CRM Systems nicht unterstützt werden.

Warum sollten Nutzer keine Administratorrechte bekommen?

Im CRM können Nutzern auch Administrator Rechte zugewiesen werden. Das scheint eine bequeme Lösung zu sein, wenn man öfter mal die Einstellungen im CRM ändern möchte. Jedoch ist für die tägliche Arbeit davon abzuraten. Ein Nutzer mit Administrator Rechten sieht immer alles. Das bezieht sich auch auf Eingabefelder oder Auswahllisteneinträge die Sie ausgeblendet haben wollen. Das CRM verhält sich also für einen Nutzer ohne Administrator Rechten anders. Um schnell zwischen Administrator und Nutzer umschalten zu können, benutzen Sie am Besten zwei Browser, einen für den admin und einen für den Nutzerzugang.

Welches ist das beste Format für Fax- oder Telefonnummernangaben im CRM?

In den CRM Eingabefeldern für Telefonnummern kann man eine beliebige Zeichenfolge eintragen, aber es ist zu empfehlen, sich an Standards zu halten, um ggf. auch eine Synchronisation mit Endgeräten (wie z.B. Handy) oder eine automatische Wahl (z.B. über Skype) ausführen zu können. Wir empfehlen Hinweise zu beachten:

Geben Sie alle Telefonnummern in einem einheitlichen Format an. Schreiben Sie keinen Text in die Eingabefelder für Telefonnummern.
Die Schreibweise von Telefonnummern regelt in Deutschland die DIN 5008. Demnach werden Telefonnummern nicht mehr (wie es bis 2001 vorgeschrieben war) in Blöcken zu je zwei Ziffern notiert, auch Klammern und Schrägstriche zur Abtrennung der Telefonvorwahl sind nicht mehr vorgesehen. Stattdessen werden Telefonnummern funktionsbezogen durch Leerzeichen gegliedert. Bei Anlagenanschlüssen wird die Durchwahl durch einen Bindestrich abgesetzt, die internationale Telefonvorwahl beginnt stets mit einem Pluszeichen (siehe nächsten Punkt).
Geben Sie internationale Nummern mit führenden Nullen (also OO) an und benutzen Sie nicht das + Zeichen, wenn Sie Ihre Kontakte mit mobilen Endgeräten z.B. über Outlook synchronisieren wollen. Es könnte sonst u.U. (abhängig vom Typ bzw. Modell Ihres mobilen Endgerätes ) zum Verlust des + Zeichens bei der Synchronisation kommen, wodurch eine automatische Wahl nicht mehr möglich ist. Dieses Problem wurde von einigen Kunden berichtet und wird durch die Synchronisationssoftware der mobilen Endgeräte, welche sich nicht an die DIN Norm halten verursacht.

Wie kann ich jemanden bequem über einen bestimmten CRM Eintrag informieren?

Eine häufig nicht erkannte CRM Funktion ist das Weiterleiten von Links in E-Mail oder Chats. Da jeder CRM Eintrag eine eigene URL hat, braucht man nur diesen Eintrag im CRM in der Detailansicht öffnen und die URL aus dem Browser kopieren um einen eindeutigen Verweis auf einen Datensatz zu bekommen. Dann sind z.B. folgende E-Mails möglich:

Lieber Klaus, schau Dir das <url to the CRM entry> mal an und lass mich wissen, 
wie es Dir gefällt.

Der Empfänger muss dazu natürlich als CRM Nutzer in das CRM eingeloggt sein.

Wie kann ich eine Preisliste ausdrucken?

Einige CRM Nutzer möchten aus Ihren hinterlegten Produkten gerne druckbare Preislisten generieren. Nachfolgend mal ein möglicher Ansatz dazu:

Man erweiterte seine Produkt-Daten um ein benutzerdefiniertes Feld, der Name könnte “Produktliste” lauten.
Das Feld könnte vom Typ “Multi-Auswahl Box” sein, damit man die Preislisten nach Bereichen selektieren kann, aber ein Produkt auch in mehreren Preislisten auftauchen kann. Anschließend können die gewünschten Artikel in eine oder mehrere Produktlisten aufgenommen werden.
Hat man diese Vorarbeit geleistet, kann man über “Auswertung > Berichte” nun die zu druckenden Preislisten generieren.
Bei der Definition der Berichte muss man nun lediglich die Filter-Regel passend setzen, damit nur die entsprechenden Produkte auf der Liste landen.
Die generierten Berichte können – wie immer – angezeigt, exportiert (PDF, Excel) oder gedruckt werden.

Ich habe meine Logindaten vergessen. Wie kann ich mein Passwort wieder bekommen?

Das geht nicht! Alle Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und können nicht wieder hergestellt werden. Ein CRM Administrator kann aber neue Zugangsdaten für die anderen CRM Nutzer vergeben.

Wie kann ich meine E-Mail Signatur gestalten?

Sie können HTML Tags benutzen. Hier ein einfaches Beispiel:

<span style=”font-weight: bold;”>Max Mustermann</span> 
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #666666; 
font-size: xx-small;”>crm-now</span> 
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; 
font-size: xx-small;”>T</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; 
font-size: xx-small;”> +49 30 39001800</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; 
font-size: xx-small;”>F</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; 
font-size: xx-small;”>+49 30 4519037</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #f26522; 
font-size: xx-small;”>E</span>
<span style=”font-family: Arial,Helvetica,Geneva,Sans-Serif; color: #000000; 
font-size: xx-small;”><a href=”mailto:info@crm-now.com” target=”_blank”>
info@crm-now.com</a></span>
<a href=”http://www.crm-now.com/” target=”_blank”>
<span style=”font-family: Arial; color: #f26522; font-size: xx-small;”>
http://www.crm-now.de</span>
<span><img src=”http://www.crm-now.de/Bilder/crmlogo.png” alt=”" /></span>

Das Beispiel würde die folgende Signatur erzeugen:

In dem Beispiel ist auch ein Bild eingebunden. Dieses muss im Internet über die angegebene URL erreichbar sein. Weitere Beispiele finden Sie z.B. auf der folgenden Webseite: http://www.online-tech-tips.com/free-software-downloads/create-html-signature-email/de/

Warum sollten Rechnungen nie gelöscht werden?

In Deutschland verlangt das Finanzamt, dass Rechnungen fortlaufend nummeriert sind. Auch wenn das CRM Ihnen erlaubt Rechnungen zu löschen, sollten Sie das aber nur in Ausnahmefällen tun. Das CRM erlaubt Ihnen nämlich nicht, die Rechnungsnummer für die gelöschte Rechnung noch einmal zu verwenden. An Stelle des Löschens sollten Sie deshalb für den Kunden eine Gutschrift in Höhe der Rechnung erstellen. Das hat noch den angenehmen Nebeneffekt, dass die Anzahl der Artikel in Ihrer Lagerhaltung entsprechend korrigiert wird.

Wie kann das Sekretariat einen Kalendereintrag in den Kalender des Chefs machen?

In der Regel wird das Sekretariat in der Rollenhierarchie dem Chef untergeordnet. Folglich kann das Sekretariat keine direkten Eintrag in den Kalender des Chefs machen. Um das trotzdem zu ermöglichen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Erzeugen Sie eine Gruppe, z.B. 'SekAnChef' mit den Sekretariatsnutzern und dem Chef als Mitglied.
Wenn das Sekretariat nun einen Eintrag für den Chef in dessen Kalender machen will, wird in der Bearbeitungsansicht des Kalendereintrages dieser Eintrag der Gruppe zugeordnet. Danach wird der Eintrag im Kalender des Sekretariats und des Chefs zu sehen sein.

Weitere Fragen und Antworten zu häufigen Themen finden Sie im CRM Journal.


Mit dem Verkaufsprozess arbeiten		Kapitel 4. Administrative Aufgaben