Keine Kommentare

was man beim Datenimport beachten sollte

Datenimport Comments (0)

Eine Übernahme von Bestandsdaten sollte gut vorbereitet werden, da die Qualität der Daten entscheidend für die Nutzbarkeit im CRM ist. Dazu gehört in der Regel auch eine manuelle Durchsicht um offensichtliche Fehler (wie z.B. Tippfehler) zu beseitigen, aber vor allem um sich darüber im klaren zu werden, welche Felder im CRM benötigt werden. In Bezug auf eine Excel o.ä. Vorlage empfiehlt es sich wie folgt vorzugehen:

  • Mache eine Liste von allen Spalten aus der Vorlage.  Überprüfe, ob für jede Spalte ein Eingabefeld im CRM vorhanden ist. Wenn, es kein Feld gibt, sollte es im CRM angelegt werden.
  • Mache eine Liste von allen Eingabefelder aus dem Stammdatensatz des CRM, die nicht in der Vorlage enthalten sind. Füge diese Felder als neue Spalten in der Vorlage hinzu und lasse die Felder in den Spalten leer. Damit wird erreicht, dass die Eingabefelder nach dem Import sich in einem definierten, nämlich leeren Zustand befinden. Felder vom Typ Auswahlliste müssen jedoch immer einen Inhalt haben!
  • Man sollte sich gut überlegen, welche Eingabefelder im CRM wirklich notwendig sind. Zu viele Felder sind nicht gut, da die dann häufig nicht gepflegt werden. Zu wenige Felder behindern vor allem die Berichts- und Filterfunktionen.

Wenn das alles geklärt ist, kann man eine Importdatei (CSV), wie im Handbuch erklärt, erzeugen. Dabei sollte man auf die Excel Erweiterung und den UTF-8 Konverter zurückgreifen, die unter Hilfe im CRM zum Download bereitgestellt werden.

Natürlich ist auch ein Datenimport über eine Synchronisierung mt Outlook oder Thunderbird möglich. Ein Nachteil besteht hier darin, dass nur vordefinierte Felder bedient werden und keine selbst definierten Felder gefüllt werden können. Auch ist diese Methode nicht zu empfehlen, wenn größere Datenmengen (z.B. mehr als 30 Leads) importiert werden sollen, da es in Abhängigkeit von der Geschwindigkeit der Internetverbindungen durchaus zu Abbrüchen kommen kann.

frank @ 10:59

Leave a comment

Login