crm-now Journal

neues iPhone / iPod / iPad Schnittstelle

Matthias — Wed, 18 Aug 2010 09:58:54 +0000

Für das CRM steht ab jetzt eine Schnittstelle zum iPhon / iPod zur Verfügung. Folgende Funktionen stehen Ihnen am iPhone/ iPod damit zur Verfügung:

Zugang zu fast allen Daten, wie Personen, Organisationen, Potentiale, Produkte usw.
Möglichkeit Daten sowohl aus dem CRM zu lesen, als auch Daten in das CRM zu schreiben
automatische Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben, Potentialen und/oder Tickets
Offline Betrieb
Scannen von Visitenkarten

Wenn Sie daran interessiert sind, kontaktieren Sie bitte crm-now. Wir senden Ihnen dann dazu weitere Informationen

Duplikate für einen Datenimport entfernen

frank — Thu, 08 Jul 2010 11:30:16 +0000

Bevor man sich entschließt, Bestandsdaten in das CRM zu importieren, sollte man sich Zeit nehmen, diese Daten aufzubereiten. Erfahrungsgemäß hat man im Laufe der Zeit Datenmüll angesammelt und Fehler in den Bestandsdaten gemacht. Es ist wesentlich effektiver diese Daten vor einem Import zu korrigieren als im Nachhinein im CRM.

Sehr gut läßt sich das in einer Excel Datei machen, da man dort alles mit einem Blick erfassen kann. Vor allem ist zu überprüfen:

Sind in den einzelnen Spalten auch die Informationen drin, die da rein gehören? Z.B. sollten in der Spalte Nachname keine Vornamen drin stehen.
Haben alle Daten das vom CRM benötigte Format (siehe Handbuch)?
Sind die Daten vollständig? So gehören z.B. Spalten für die Zuständigkeit, den Auswahllisten Einträgen oder der Anrede zu jedem Import.
Gibt es Dubletten?

Im Handbuch gibt es zahlreiche Hinweise auf was man noch achten sollte.

Für eine Dublettenentfernung unter Excel gibt es zahlreiche Hinweise im Internet. Das ist uns besonders aufgefallen:

Excel 2003: Duplikate löschen

Excel 2007: Dublikate wegfiltern

Anfragen von Webseiten ins CRM eintragen

frank — Thu, 18 Mar 2010 08:45:58 +0000

Wenn Sie eine Webseite betreiben und es dort eine Formular gibt, über welches Ihnen Interessierte eine Nachricht senden können, so kann so eine Anfrage direkt als Lead im CRM gespeichert werden. Die Übertragung erfolgt mit einer sogeannten Web Service Funktion und diese ist besonders einfach in eine Webseite einzubauen. Das folgende ist ein Beispiel für eine Übertragung von Nachname, E-Mail und Nachricht in das CRM:

<html>
 <body>
   <form method="POST" action="https://ihreurl/modules/Webforms/post.php">
	<input type="hidden" value="Leads" name="moduleName" />
	<table>
	 <tr>
	   <td><label>Familiennamelabel>td>
	   <td><input type="text" name="lastname" value="" />td>

         tr>
	 <tr>

	<tr>
	  <td><label>E-Mailtd>
	  <td><input type="text" name="email" value="" />td>
	tr>
	<tr >
	  <td><label>Nachricht:label>td>
	  <td><textarea cols="30" rows="5" name="description" value="" >textarea>td>

	tr>
   <table>
  <input type="submit" value="Submit" />
 form>
<body>

Bitte wenden Sie sich an crm-now, wenn Sie mehr darüber wissen wollen.

E-Mail nachverfolgen

Matthias — Tue, 24 Nov 2009 15:33:26 +0000

Wenn Sie aus dem CRM eine E-Mail versenden, wird automatisch durch das CRM in Ihre E-Mail eine Funktion eingebaut, mit der Sie feststellen können, ob und wie oft ein Empfänger auf die E-Mail zugegriffen hat.

Sie sehen das dann in der Liste der versendeten E-Mails in der Detailansicht des entprechenden CRM Eintrages, wie z.B. für Personen oder Leads, als Angabe in der Spalte “Zugriffszahl”.

Voraussetung ist jedoch, dass Ihr Empfänger in seinem E-Mail Programm die Funktion des herunterladen von Bildern erlaubt hat.

Wie kann ich exportierte CSV Daten in Excel richtig anzeigen

dirk — Thu, 19 Nov 2009 20:59:35 +0000

Das CRM System benutzt intern den UTF-8 Zeichensatz (siehe Wiki) um Daten zu speichern um mit allen Sprachen dieser Welt kompatibel zu sein. Exportierte Daten sind deshalb immer UTF-8 kodiert. Um diese dann in Excel richtig anzeigen zu lassen, muss man die Daten ins Excel importieren (an Stelle von öffnen). Während des Imports kann man dann angeben, dass man den UTF-8 Zeichensatz benutzen will.

neue CRM Schnittstellen

Matthias — Fri, 09 Oct 2009 20:39:30 +0000

Mit der neuen Version gibt es eine neue Möglichkeit, das CRM mit anderen Anwendungen, wie z.B. Buchhaltung oder ERP Systemen zu verbinden. Diese Schnittstelle wird Webservices (siehe Wiki) genannt und benutzt das REST (siehe Wiki) Protokoll zu Kommunikation.

Im Prinzip ist das eine universelle Schnittstelle, welche das Internet nutzt, um Informationen mit dem CRM auszutauschen. Darüber können nicht nur Daten aus dem CRM gelesen werden, sondern auch neue Datensätze erstellt oder bestehende aktualisiert werden.

Wenn Sie an so einer Verbindung zu anderen Anwendungen in Ihrem Unternehmen interessiert sind, setzen Sie sich bitte mit Ihrem crm-now Kontakt in Verbindung. Technisch Interessierte können sich unter den folgenden Links eine Beschreibung und eine kurze Einführung (in Englisch) runterladen:

farbige Kalendereinträge

Matthias — Fri, 09 Oct 2009 20:09:52 +0000

Jeder Nutzer kann sich unter “Meine Einstellungen” seine Farbe für Kalendereinträge selbst auswählen. Für den Fall, dass ein Nutzer mehrere Farben für seinen Kalender haben will, um z.B. besondere Einträge zu kennzeichnen, kann man eine Gruppe mit nur einem Mitglied erzeugen und dieser Gruppe eine spezielle Farbe geben. Wenn dann ein Kalendereintrag dieser Gruppe zugeordnet wird, wird ein Termin mit der Farbe dieser Gruppe im Kalender angezeigt.

Produkt- und Dienstleistungskatalog richtig erstellen

dirk — Wed, 02 Sep 2009 12:56:38 +0000

Für die Erstellung von Angebote, Bestellungen und Rechnungen kann und muss man den Produkt- bzw. Dienstleistungskatalog nutzen. Damit man das effektiv macht, sollte man sich beim Anlegen des Kataloges darüber Gedanken machen, welcher Text in einem Angebot, Bestellung oder Rechnung später stehen soll und diesen in das Beschreibungsfeld einer Dienstleistung oder eines Produktes eintragen.

Übernimmt man dann einen Katalogeintrag z.B. in ein Angebot, kann man nachtäglich die Beschreibung noch ändern, oder eine weitere Notiz hinzufügen (siehe Abbildung). Man kann über den PDF Konfigurator dann auch entscheiden, ob die Beschreibung und/oder die Notiz in der PDF Datei ausgegeben werden sollen.

Teilansicht aus Angebot

Format von Telefonnummern

dirk — Wed, 22 Jul 2009 08:16:40 +0000

In den CRM Eingabefeldern für Telefonnummern kann man eine beliebige Zeichenfolge eintragen, aber es ist zu empfehlen, sich an Standards zu halten, um ggf. auch eine Synchronisation mit Endgeräten (wie z.B. Handy) oder eine automatische Wahl (z.B. über Skype) ausführen zu können.

Wir empfehlen Hinweise zu beachten:

Geben Sie alle Telefonnummern in einem einheitlichen Format an. Schreiben Sie keinen Text in die Eingabefelder für Telefonnummern.
Die Schreibweise von Telefonnummern regelt in Deutschland die DIN 5008. Demnach werden Telefonnummern nicht mehr (wie es bis 2001 vorgeschrieben war) in Blöcken zu je zwei Ziffern notiert, auch Klammern und Schrägstriche zur Abtrennung der Telefonvorwahl sind nicht mehr vorgesehen. Stattdessen werden Telefonnummern funktionsbezogen durch Leerzeichen gegliedert. Bei Anlagenanschlüssen wird die Durchwahl durch einen Bindestrich abgesetzt, die internationale Telefonvorwahl beginnt stets mit einem Pluszeichen (siehe nächsten Punkt).
Geben Sie internationale Nummern mit führenden Nullen (also OO) an und benutzen Sie nicht das + Zeichen, wenn Sie Ihre Kontakte mit mobilen Endgeräten z.B. über Outlook synchronisieren wollen. Es könnte sonst u.U. (abhängig vom Typ bzw. Modell Ihres mobilen Endgerätes ) zum Verlust des + Zeichens bei der Synchronisation kommen, wodurch eine automatische Wahl nicht mehr möglich ist. Dieses Problem wurde von einigen Kunden berichtet und wird durch die Synchronisationssoftware der mobilen Endgeräte, welche sich nicht an die DIN Norm halten verursacht.

neues Outlook Plugin verfügbar

Matthias — Thu, 25 Jun 2009 12:53:54 +0000

Seit 01.07.09 steht wieder ein neues Outlook Plugin allen CRM Nutzern unter “Hilfe” im CRM zur Verfügung. Neben einer neuen grafischen Gestaltung wurden zahlreiche Funktionen überarbeitet und erweitert:

optionales automatisches Login
Synchronisation von Kontakten möglich, die Gruppen zugeordnet wurden und in denen der CRM Nutzer ein Mitglied ist
Möglichkeit zur Angabe des Startdatums für eine Kalendersynchronisation
Möglichkeit private Termin im Kalender oder private Kontakte von einer Synchronisation auszuschließen
Möglichkeit in der Detailansicht einzelne Einträge von der Synchronisierung auszuschließen
E-Mail Anhänge werden jetzt in unbegrenzter Größe an das CRM übertragen
Verbesserte Möglichkeit die Verzeichnisse in Outlook zu wechseln
Erweiterte Logdateien für Wartungszwecke
Option zum Setzen eines WIndows Wiederherstellungspunktes vor der Installation

Um das neue Plugin zu nutzen, sollte man wie folgt vorgehen:

Outlook schließen
Das eventuell schon installierte ältere Plugin deinstallieren. Dazu sollte das Deinstallationsprogramm in dem Verzeichnis aufgerufen werden, in dem das alte Plugin installiert worden war. Im Handbuch ist das erklärt.
Das neue Plugin unter ‘Hilfe’ im CRM runterladen, entpacken und starten. Danach den Instruktionen folgen.
Danach ist in Outlook ein neues Menü vorhanden, siehe oben zu sehenden Grafik.