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Duplikate für einen Datenimport entfernen

frank — Thu, 08 Jul 2010 11:30:16 +0000

Bevor man sich entschließt, Bestandsdaten in das CRM zu importieren, sollte man sich Zeit nehmen, diese Daten aufzubereiten. Erfahrungsgemäß hat man im Laufe der Zeit Datenmüll angesammelt und Fehler in den Bestandsdaten gemacht. Es ist wesentlich effektiver diese Daten vor einem Import zu korrigieren als im Nachhinein im CRM.

Sehr gut läßt sich das in einer Excel Datei machen, da man dort alles mit einem Blick erfassen kann. Vor allem ist zu überprüfen:

Sind in den einzelnen Spalten auch die Informationen drin, die da rein gehören? Z.B. sollten in der Spalte Nachname keine Vornamen drin stehen.
Haben alle Daten das vom CRM benötigte Format (siehe Handbuch)?
Sind die Daten vollständig? So gehören z.B. Spalten für die Zuständigkeit, den Auswahllisten Einträgen oder der Anrede zu jedem Import.
Gibt es Dubletten?

Im Handbuch gibt es zahlreiche Hinweise auf was man noch achten sollte.

Für eine Dublettenentfernung unter Excel gibt es zahlreiche Hinweise im Internet. Das ist uns besonders aufgefallen:

Excel 2003: Duplikate löschen

Excel 2007: Dublikate wegfiltern

Wie kann ich exportierte CSV Daten in Excel richtig anzeigen

dirk — Thu, 19 Nov 2009 20:59:35 +0000

Das CRM System benutzt intern den UTF-8 Zeichensatz (siehe Wiki) um Daten zu speichern um mit allen Sprachen dieser Welt kompatibel zu sein. Exportierte Daten sind deshalb immer UTF-8 kodiert. Um diese dann in Excel richtig anzeigen zu lassen, muss man die Daten ins Excel importieren (an Stelle von öffnen). Während des Imports kann man dann angeben, dass man den UTF-8 Zeichensatz benutzen will.

E-Mail Vorlagen erzeugen

Matthias — Mon, 16 Feb 2009 17:43:01 +0000

Im CRM können Sie E-Mail Vorlagen für Ihre Standard E-Mails unter Einstellungen -> E-Mail Vorlagen hochladen. Diese müssen zuvor als HTML Text erstellt werden. Dafür können Sie praktisch jeden HTML Editor nutzen. Jedoch ist der HTML Code, den Sie nach der Verwendung von MS Word erhalten nicht geeignet, sobald Sie Formatierungen vornehmen, die vom HTML Editor des CRM Systems nicht unterstützt werden.

Bilder können Sie in Ihre E-Mail einbinden, indem Sie diese zum Nachladen auf Ihrem Server bereitstellen. Um z.B. nur ein Bild in eine E-Mail einzubinden reicht dann folgender Code in Ihrer HTML Datei:

Ersetzen darin die URL mit einer URL, die auf den Speicherort Ihres Bildes zeigt.

Eine gute Erklärung, was es mit diesen sogenannten Online-HTML E-Mails auf sich hat, finden Sie z.B. hier.

was man beim Datenimport beachten sollte

frank — Wed, 17 Dec 2008 09:59:20 +0000

Eine Übernahme von Bestandsdaten sollte gut vorbereitet werden, da die Qualität der Daten entscheidend für die Nutzbarkeit im CRM ist. Dazu gehört in der Regel auch eine manuelle Durchsicht um offensichtliche Fehler (wie z.B. Tippfehler) zu beseitigen, aber vor allem um sich darüber im klaren zu werden, welche Felder im CRM benötigt werden. In Bezug auf eine Excel o.ä. Vorlage empfiehlt es sich wie folgt vorzugehen:

Mache eine Liste von allen Spalten aus der Vorlage. Überprüfe, ob für jede Spalte ein Eingabefeld im CRM vorhanden ist. Wenn, es kein Feld gibt, sollte es im CRM angelegt werden.
Mache eine Liste von allen Eingabefelder aus dem Stammdatensatz des CRM, die nicht in der Vorlage enthalten sind. Füge diese Felder als neue Spalten in der Vorlage hinzu und lasse die Felder in den Spalten leer. Damit wird erreicht, dass die Eingabefelder nach dem Import sich in einem definierten, nämlich leeren Zustand befinden. Felder vom Typ Auswahlliste müssen jedoch immer einen Inhalt haben!
Man sollte sich gut überlegen, welche Eingabefelder im CRM wirklich notwendig sind. Zu viele Felder sind nicht gut, da die dann häufig nicht gepflegt werden. Zu wenige Felder behindern vor allem die Berichts- und Filterfunktionen.

Wenn das alles geklärt ist, kann man eine Importdatei (CSV), wie im Handbuch erklärt, erzeugen. Dabei sollte man auf die Excel Erweiterung und den UTF-8 Konverter zurückgreifen, die unter Hilfe im CRM zum Download bereitgestellt werden.

Natürlich ist auch ein Datenimport über eine Synchronisierung mt Outlook oder Thunderbird möglich. Ein Nachteil besteht hier darin, dass nur vordefinierte Felder bedient werden und keine selbst definierten Felder gefüllt werden können. Auch ist diese Methode nicht zu empfehlen, wenn größere Datenmengen (z.B. mehr als 30 Leads) importiert werden sollen, da es in Abhängigkeit von der Geschwindigkeit der Internetverbindungen durchaus zu Abbrüchen kommen kann.