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Spezial Bericht über zuletzt kontaktierte Organisationen

Alexander — Wed, 05 Oct 2011 14:50:14 +0000

Im Report-Modul des CRMs steht ab Version 5.2.1.25 die Möglichkeit zur Verfügung, dass Sie einen Bericht über Organisationen anlegen können, welcher einen speziellen Filter beinhaltet, der es Ihnen ermöglicht ein Datum der letzten gewünschten Kontaktaufnahme zu dieser Organisation festzulegen.

In diesem Bericht werden sämtliche Organisationen aufgelistet, welche noch nie oder vor dem gewählten Datum kontaktiert wurden.

Um einen solchen Bericht zu erstellen, müssen Sie als Haupt-Modul Organisationen angeben. Unter dem Filter Tab befindet sich nun ein Eintrag “letzte Aktivität” (letzter zu Organisationen gehöriger Filter). Wählen Sie hier nur noch “weniger als” und das von Ihnen gewünschte Datum aus.

Wenn Sie als Sekundär-Modul nun noch den Kalender einbinden, können Sie sich über dessen Felder die Informationen zur letzten bekannten Aktivität verschaffen, sofern eine existierte.

Reihenfolge der Auswahlliste in der Suchfunktion ändern

Matthias — Tue, 14 Sep 2010 10:47:40 +0000

Die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlliste zu den Suchfunktionen in den Modulen (Lupen Icon in einer Listenansicht) wird durch die Reihenfolge der Spalten in der Listen ansicht bestimmt. Will man also, dass z.B. immer zuerst der Organisationsname bei einer Suche zur Auswahl in der Auswahlliste bereit steht, so braucht man nur die Reihenfolge in der Listenansicht ändern, bzw. eine neue Listenansicht erstellen.

E-Mail nachverfolgen

Matthias — Tue, 24 Nov 2009 15:33:26 +0000

Wenn Sie aus dem CRM eine E-Mail versenden, wird automatisch durch das CRM in Ihre E-Mail eine Funktion eingebaut, mit der Sie feststellen können, ob und wie oft ein Empfänger auf die E-Mail zugegriffen hat.

Sie sehen das dann in der Liste der versendeten E-Mails in der Detailansicht des entprechenden CRM Eintrages, wie z.B. für Personen oder Leads, als Angabe in der Spalte “Zugriffszahl”.

Voraussetung ist jedoch, dass Ihr Empfänger in seinem E-Mail Programm die Funktion des herunterladen von Bildern erlaubt hat.

farbige Kalendereinträge

Matthias — Fri, 09 Oct 2009 20:09:52 +0000

Jeder Nutzer kann sich unter “Meine Einstellungen” seine Farbe für Kalendereinträge selbst auswählen. Für den Fall, dass ein Nutzer mehrere Farben für seinen Kalender haben will, um z.B. besondere Einträge zu kennzeichnen, kann man eine Gruppe mit nur einem Mitglied erzeugen und dieser Gruppe eine spezielle Farbe geben. Wenn dann ein Kalendereintrag dieser Gruppe zugeordnet wird, wird ein Termin mit der Farbe dieser Gruppe im Kalender angezeigt.

Produkt- und Dienstleistungskatalog richtig erstellen

dirk — Wed, 02 Sep 2009 12:56:38 +0000

Für die Erstellung von Angebote, Bestellungen und Rechnungen kann und muss man den Produkt- bzw. Dienstleistungskatalog nutzen. Damit man das effektiv macht, sollte man sich beim Anlegen des Kataloges darüber Gedanken machen, welcher Text in einem Angebot, Bestellung oder Rechnung später stehen soll und diesen in das Beschreibungsfeld einer Dienstleistung oder eines Produktes eintragen.

Übernimmt man dann einen Katalogeintrag z.B. in ein Angebot, kann man nachtäglich die Beschreibung noch ändern, oder eine weitere Notiz hinzufügen (siehe Abbildung). Man kann über den PDF Konfigurator dann auch entscheiden, ob die Beschreibung und/oder die Notiz in der PDF Datei ausgegeben werden sollen.

Teilansicht aus Angebot

Verweise in E-Mails oder Chat weiterleiten

frank — Tue, 23 Jun 2009 14:36:16 +0000

Eine häufig nicht erkannte CRM Funktion ist das Weiterleiten von Links in E-Mail oder Chats. Da jeder CRM Eintrag eine eigne URL hat, braucht man nur diesen Eintrag im CRM in der Detailansicht öffnen und die URL aus dem Browser kopieren um einen eindeutigen Verweis auf einen Datensatz zu bekommen. Dann sind z.B. folgende E-Mails möglich:

— snip

Hallo Bob,

schau Dir bitte die folgende Beschreibung an und sage mir, was Du davon hälst.

— snip

Der Empfänger muss dazu natürlich als CRM Nutzerin das CRM eingeloggt sein.

Preislisten ausdrucken

admin — Wed, 29 Apr 2009 20:54:02 +0000

Einige CRM Nutzer möchten aus Ihren hinterlegten Produkten gerne druckbare Preislisten generieren. Nachfolgend mal ein möglicher Ansatz dazu:

Man erweiterte seine Produkt-Daten um ein benutzerdefiniertes Feld, der Name könnte “Produktliste” lauten.
Das Feld könnte vom Typ “Multi-Auswahl Box” sein, damit man die Preislisten nach Bereichen selektieren kann, aber ein Produkt auch in mehreren Preislisten auftauchen kann.
Anschliessend können die gewünschten Artikel in eine oder mehrere Produktlisten aufgenommen werden (Beispiel):
Hat man diese Vorarbeit geleistet, kann man über “Auswertung > Berichte” nun die zu druckenden Preislisten generieren.
Bei der Definition der Berichte muss man nun lediglich die Filter-Regel passend setzen, damit nur die entsprechenden Produkte auf der Liste landen:
Die generierten Berichte können – wie immer – angezeigt, exportiert (PDF, Excel) oder gedruckt werden.

Benutzung der Tag Wolke

frank — Sun, 05 Apr 2009 16:26:28 +0000

Wie im Handbuch erklärt ist, kann man im CRM die Tag Wolke dazu nutzen, um modulübergreifend Einträge zusammen zu fassen. Das hilft z.B. alle Vorgänge zu einem Projekt im Auge zu behalten, verteilte Aufgaben zusammen zu fassen oder

Wenn Sie auf diese Möglichkeit verzichten wollen, können Sie die Anzeige der Tags unter “Meine Einstellungen” verhindern.

Anrufe sind keine Aufgaben

dirk — Sat, 28 Feb 2009 16:31:52 +0000

Das CRM unterscheidet zwischen Ereignissen (Anruf, Meeting) und Aufgaben. Beide Typen werden duch unterschiedlichen Funktionen unterstützt. So sieht man Aufgaben z.B. nicht in der Standardkalenderansicht. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Aufgabe haben jemanden anzurufen, so ist das für das CRM keine Aufgabe. Ein geplanter Anruf sollte deshalb immer auch als Anruf in das CRM eingetragen werden.

E-Mail Vorlagen erzeugen

Matthias — Mon, 16 Feb 2009 17:43:01 +0000

Im CRM können Sie E-Mail Vorlagen für Ihre Standard E-Mails unter Einstellungen -> E-Mail Vorlagen hochladen. Diese müssen zuvor als HTML Text erstellt werden. Dafür können Sie praktisch jeden HTML Editor nutzen. Jedoch ist der HTML Code, den Sie nach der Verwendung von MS Word erhalten nicht geeignet, sobald Sie Formatierungen vornehmen, die vom HTML Editor des CRM Systems nicht unterstützt werden.

Bilder können Sie in Ihre E-Mail einbinden, indem Sie diese zum Nachladen auf Ihrem Server bereitstellen. Um z.B. nur ein Bild in eine E-Mail einzubinden reicht dann folgender Code in Ihrer HTML Datei:

Ersetzen darin die URL mit einer URL, die auf den Speicherort Ihres Bildes zeigt.

Eine gute Erklärung, was es mit diesen sogenannten Online-HTML E-Mails auf sich hat, finden Sie z.B. hier.